Levéltári feldolgozás dokumentum hogyan teheti hatékonyabbá a munkát

Aki olvasta a mese Hófehérke, hogy az egyik legfontosabb titka a hatékony irányítás érdekében. Próbáld tölteni legalább egy tavaszi nagytakarítás a dokumentumok - és holnap összeállítása negyedéves jelentés, vagy keressen a következő számlákat nem tűnik egy rémálom első számú irodájában életben. De először kérjük, legyen türelemmel: a levéltári feldolgozó elkészítik a számos „mesebeli” meglepetés.

Mi az archív feldolgozás és mire való

Levéltári feldolgozás - nem luxus, nem szeszély, és nem a megszállottság szigorú levéltárosok megszállottja a vágy, hogy hozzon létre egy egységes univerzumát harmóniát és rendet elhagyása nélkül a munkahelyen. Mint már említettük, a dokumentumok archiválására ez alatt az átlátható intézményi tanulmány. A megfelelően végzett dokumentum feldolgozás segít elkerülni a problémákat, amelyek a felülvizsgálat lefolytatásához és egyéb ellenőrzések a hatóságok. Azt is megkönnyíti keresni a szükséges jelentési dokumentumokat és visszaszerezze az elveszett adatok alapján archivált dokumentumokat és a mozgó cég egyik helyről lehetővé teszi, hogy figyelembe vegyék, és mentse minden utolsó levél.

A főbb állomásai, a levéltári dokumentumok feldolgozása

A kompozíció a tevékenységét a levéltári dokumentumok feldolgozása függ a vállalkozás igényei és a szakmaiság a személyzet, aki képes megfelelően értékelni őket. A legáltalánosabb formában oszlik négy fő szakaszból archiválás.

Érték vizsgálata dokumentumok. A vizsgálat során megállapított tudományos, történeti és gyakorlati értékét a dokumentumokat. Ezek a dokumentumok, amelyek a szervezet egy bizonyos értéket, feltéve, hogy további irattári feldolgozása. Köztük van kötve, hogy:

  • Kapcsolatos dokumentumok fő tevékenysége a szervezet: az alakuló dokumentumok jegyzőkönyvének az Igazgatóság és a részvényesek ülések, megrendelések üzleti tevékenységből származó, a közgyűléseken, éves mérleget, a bevételek és kiadások becslése személyzeti.
  • Kapcsolatos dokumentumokat a pénzügyi és üzleti tevékenységek: a számviteli nyilvántartások, elsődleges számviteli dokumentumok és alkalmazások nyújtására vonatkozó szerződések és átvételét a szolgáltatások és mások.
  • Személyzeti dokumentumok: munkaszerződések (szerződések), a megrendeléseket felvételének és elbocsátásának, transzfer a munkavállalók, dokumentumok bérszámfejtés (bér, személyi számlák), a személyi kártyák elbocsátott alkalmazottak (Form T-2).

Rendszerezése dokumentumok és a kialakulását ügyek

Az egységesített közigazgatási iratok a szervezetek munkáját, jelezve az eltarthatósági idő, ebben a szakaszban a kialakulását ügyek dokumentumok személyzet, állandó, ideiglenes (legfeljebb 10 éves) és hosszú távú (10 év alatt) eltartható.

Leírás és nyilvántartási ügyek. Ez az eljárás irányadó jog a magyar levéltári és tartalmaz egy kötőanyagot vagy esetben kötelező, számozás lapok elkészítése megbízhatósági címkék, belső nyilvántartási összeállítása dokumentálja az esetben, regisztráció a burkolatát. Azokban az esetekben, átmeneti tárolása engedélyezett idő részleges végső esetben.

Az eredmények alapján az alapvető lépéseket lehet végezni egyéb eljárások előkészítéséhez kapcsolódó ügyek megsemmisítésére, dokumentumok átadását letétbe Állami Levéltár és a fejlesztés a különböző esetekben. Mindegyik végezhetjük más tevékenységekkel együtt, és külön-külön tőlük.

Különleges esetekben a levéltári feldolgozó gyakorlatok

Még ha alaposan tanulmányozta a levéltári jogszabályok szabályozzák az eljárást a levéltári feldolgozás, és megkérdőjelezte alaposan ismernie kollégák, azt lehet mondani, hogy nem a megfelelő tapasztalattal a hibák és események elkerülni mindegy nem nagyon valószínű. Tekintsük néhány esetben a gyakorlatban a „Delice Archive”, amely szakértők kellett küzdenie egy sor dokumentumot mind magánvállalatok és a szövetségi levéltár.

A tartási időszakok meghatározása. Annak ellenére, hogy vannak elfogadott szabvány előírásainak dokumentumokat a szervezet, és kifejlesztett speciális online szolgáltatások meghatározására eltarthatósága a dokumentumokat. gyakran tartalmaznak egy bizonyos dokumentumot adott típusú függően a tárolási idő nagyon problematikus.

Egyes dokumentumok még mindig nem szerepel a listán, nem egy listát a legfontosabb dokumentumokat. A Szovjetunió, ez a probléma megoldódott a rendszer bevezetése az ipari listák, amelyek szerepelnek az egyes iparágak (építőipar, az olaj és a gáz és mások.) A dokumentumok. Ma a szakértők levéltári vállalatok kénytelenek ilyen listákat, hogy meghatározzák a szavatossági ideje az egyes dokumentumokat, de egyszerű halandók hozzáférést biztosítsanak az ilyen listákat elég nehéz. Például sok hitelintézetek során irattári feldolgozása a meglepetés állapította meg, hogy még mindig nincs megfelelő dokumentumok listáját, amelyek szerint lehet osztályozni. Általános szabály, hogy a vállalatok archív irattári feldolgozása nagy élmény ez a probléma is megoldható legálisan, de levéltárosok kell vizsgálni a sok jogi aktusok és be kell vonni más szakemberek szükség.

Ezen túlmenően, lehetnek benne hibák miatt tudatlanság az árnyalatok tároló bizonyos típusú dokumentumok megőrzési időszakokat a törvény által létrehozott, a listákon. Így, amikor meghatározzuk a szavatossági ideje szerződések hajlamosak elfelejteni, hogy figyelembe véve számítják az a szerződés időtartama. Például, egy jelzáloghitel-szerződés végső soron tárolt 5 év és 30 év, az arány: 25 év + 5 év a jelzálog szerződés tároló. Abban az esetben, peres vagy vizsgálatait szabályozó hatóságok nincsenek erős szerződés vezethet kellemetlen következményekkel járhat a szervezet. Más esetekben az áldozatok nem lehet a vállalat munkatársai, amint az a gyakorlatban a „magyar vasutak”. Amikor a levéltári dokumentumok feldolgozása a személyzeti alapuló modellje tisztviselők listáját találta, hogy munkaidő kell tárolni 1 évre. Azonban az ugyanazon a listán azt jelzi, hogy amikor a káros termelés, az asztal fenn kell tartani a 75 év. Ennek eredményeként a helytelen kifejezés meghatározását dokumentum tárolási jelentés kártyák már elpusztult, és az orosz vasút munkások nélkül maradt jelentős növekedést a nyugdíj a jövőben.

Hogyan határozzák meg a készítmény a levéltári feldolgozó tevékenységek

Ma archiválás cég kínál egy sor különböző szolgáltatások keretében mi minősül levéltári dokumentumok feldolgozása, ezért a költségek ezek a munkák is jelentősen változhat a különböző művészek. Hogyan állapítható meg, hogy melyik legyen az intézkedések szükség van a szervezet? E célból „Delis Archive” ingyenes expressz-ellenőrzés. amely lehetővé teszi, hogy értékelje a jelenlegi állapotában a vállalati archívum további ajánlásokat annak javítására. Jellemzően az előzetes szakértői értékelést az állam az archívum tart több órán át (a kis- és közepes méretű vállalkozások) három napon (nagyvállalatok), és előírja, hogy a jelenléte egy munkatárs (vagy a levéltáros a főkönyvelő vagy egy adminisztratív igazgató, stb.)

Amellett, hogy a teljes összeg a tárolt felvételek és vezetési folyamatok és számviteli bizonylatok ki könyvvizsgálói segít elemezni a kockázatokat okmányok elvesztése és a jogosulatlan hozzáférést a bizalmas információt, és a felhasználásának hatékonysága archív helyet. Mondanom sem kell, hogy egy előzetes értékelést mentheti meg a járulékos költségek a téves meghatározására a levéltári a szervezet igényeinek, és néhány, a hibák fordulnak elő, mert a tudatlanság a bonyolult jogi és szervezési intézkedések irattári feldolgozása.